+ 048 32 758 1001 | sekretariat@gorka.com.pl

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ PRZEZ SYGNALISTÓW

Niniejsza Polityka określa zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w Górka Cement Sp. z o.o. („Spółka”). W związku z ustaleniem niniejszej Polityki Dyrektor Generalny Górka Cement Sp. z o.o. wyznaczył lokalny Zespół ds. Naruszeń, o którym mowa w niniejszej Polityce, będący bezstronną wewnętrzną jednostką upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

SPOSOBY WYSYŁANIA ZGŁOSZEŃ

Spółka umożliwia Sygnalistom dokonywanie Zgłoszeń na podstawie niniejszej Polityki ze wskazaniem tożsamości zgłaszającego. Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane. Zgłoszenia mogą być przekazywane pisemnie za pomocą następujących kanałów:

  1. internetowej platformy dostępnej pod adresem https://whistleblowing.mapei.com/ („Portal Zgłoszeń”);
  2. za pomocą adresu sygnalista@gorka.com.pl

Sygnaliści mogą dokonywać Zgłoszeń za pośrednictwem ww. kanałów w każdym czasie. Dostęp do Portalu Zgłoszeń nie wymaga logowania. Dla każdego przesłanego Zgłoszenia Portal Sygnalisty przypisuje unikalny kod identyfikacyjny, który umożliwia każdemu Sygnaliście sprawdzenie przebiegu jego rozpatrywania oraz komunikację Sygnalisty z Zespołem ds. Zgłaszania Naruszeń. Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, dając Sygnaliście gwarancję minimalizacji wykorzystania i przetwarzania jego danych kontaktowych, oraz ujawniania ich tylko w niezbędnym zakresie. Sposób przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń gwarantuje Sygnaliście ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi. Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane w taki sposób, aby zapewnić ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych związanych ze Zgłoszeniem, są dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby te są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. W każdym przypadku wskazany przez Sygnalistę adres korespondencyjny oraz adres-email będącymi jego adresami do kontaktu pozostają do wyłącznej dyspozycji podmiotów odpowiedzialnych za przyjmowanie Zgłoszeń i prowadzenia działań następczych, o których mowa w Polityce i nie podlegają one dalszemu ujawnieniu osobom trzecim, o ile nie jest to bezwzględnie wymagane obowiązującymi przepisami prawa lub decyzjami i nakazami stosownych organów państwa.

Zgłoszenie (Sygnalizowanie)

Przez "Zgłoszenie" rozumie się każdą informację przekazaną w celu ochrony integralności Spółki przez Sygnalistów w zakresie, o jakim mowa poniżej. Sygnaliści mogą zgłaszać Spółce wszelkie informacje jakie pozyskali na podstawie lub w związku z całokształtem okoliczności związanych z:

  1. ubieganiem się o pracę w Spółce (niezależnie od podstawy prawnej przyszłego zatrudnienia);
  2. pracą w Spółce lub współpracą ze Spółką (niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia lub współpracy),

dotyczące działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na cel obejścia prawa w zakresie nw. obszarów:
  • korupcji;
  • przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  • ochrony środowiska;
  • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  • ochrony prywatności i danych osobowych;
  • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  • zamówień publicznych;
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  • zdrowia publicznego;
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej;
  • usług, produktów i rynków finansowych;
  • bezpieczeństwa transportu;
  • bezpieczeństwa żywności i pasz;
  • ochrony konsumentów;
  • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- zwane dalej „Naruszeniami”.

Zgłoszeniu podlegają informacje dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce. Zgłoszenia muszą być składane w dobrej wierze, być szczegółowe oraz oparte na precyzyjnych i zgodnych elementach weryfikacji faktów, z dokładnymi informacjami pozwalającymi na ich łatwą weryfikację. Przez Zgłoszenie w dobrej wierze rozumie się sytuację, w której Sygnalista dokonując zgłoszenia powinien mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponuje w momencie dokonywania Zgłoszenia, że zgłaszane przez niego informacje są prawdziwe, a nadto, że dotyczą one Naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą w Spółce, oraz że Zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.

Dokonując Zgłoszenia Sygnalista, wedle swej wiedzy, określa w nim w szczególności:

  1. miejsce, którego Zgłoszenie dotyczy (tj. miejsce, w którym Naruszenie wystąpiło lub może wystąpić np. siedziba Spółki itp.);
  2. obszar lub obszary prawa lub nieprawidłowości, którego dotyczy Naruszenie;
  3. osoby z Spółki lub/i z organizacji zaangażowane w zdarzenia stanowiące przedmiot Zgłoszenia;
  4. opis zdarzeń lub okoliczności uzasadniających lub uprawdopodobniających zgłaszane Naruszenie;
  5. dowody lub dokumentację potwierdzającą lub uprawdopodabniającą zgłaszane Naruszenie;
  6. adres korespondencyjny lub adres e-mail Sygnalisty, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcie Zgłoszenia i prowadzić dalszą komunikację z Sygnalistą.

OCHRONA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ SYGNALISTÓW

Spółka zapewni, aby fakt dokonania przez Sygnalistów Zgłoszeń w dobrej wierze i na zasadach określonych Polityką nie skutkował dla nich lub osób z nimi powiązanych (np. współpracowników lub osób najbliższych) niekorzystnym traktowaniem w zatrudnieniu lub jakimikolwiek innym bezpośrednim lub pośrednim działaniem lub zaniechaniem, które narusza lub może naruszyć ich prawa lub wyrządza lub może wyrządzić im nieuzasadnioną szkodę (działania odwetowe). Odbiorcy Zgłoszenia (oraz inne osoby i podmioty, które mogą być zaangażowane w proces) zapewniają najwyższą poufność Sygnalisty, chroniąc jego tożsamość. Nieuprawnione ujawnienie tożsamości Sygnalisty lub informacji, na podstawie których można ją wywnioskować, stanowi naruszenie niniejszej Polityki. W przypadku stwierdzenia przez Spółkę nieuzasadnionego zastosowania działań odwetowych przez jakiegokolwiek pracownika Spółki, będzie to stanowiło podstawę do zastosowania wobec takiej osoby odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym włącznie. Środki te będą stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, z udziałem właściwych działów Spółki. W przypadku Zgłoszeń dokonanych z premedytacją lub w wyniku rażącego zaniedbania, które są fałszywe, bezpodstawne, zawierają treści zniesławiające lub w inny sposób zostały dokonane wyłącznie w celu zaszkodzenia Spółce, osobie, której dotyczy Zgłoszenie, lub osobom poszkodowanym wskutek Zgłoszenia, wobec Osoby Zgłaszającej zostaną podjęte stosowne działania. Spółka może w takim przypadku podjąć odpowiednie działania prawne, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Jeśli dotyczy to pracownika Spółki działanie te mogą obejmować zastosowanie odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym włącznie.

PRAWA I OCHRONA OSÓB ZGŁOSZONYCH

Podczas dochodzenia i weryfikacji potencjalnej niezgodności, osoby, których dotyczy Zgłoszenie, mogą być zaangażowane lub powiadomione o tym działaniu, ale w żadnym wypadku dalsza procedura nie zostanie wszczęta wyłącznie na podstawie Zgłoszenia, jeśli brak w nim konkretnych dowodów na jego poparcie lub uprawdopodobnienie i takie dowody nie zostaną dostarczone lub uzyskane. Dalsza procedura może zostać wszczęta wyłącznie na podstawie dowodów innych niż zarzuty przedstawione w samym Zgłoszeniu.

CZAS

Zgodnie z Dyrektywą UE oraz Ustawą, postępowanie ze Zgłoszeniem powinno być prowadzone w określonych ramach czasowych, do których Spółka stosuje się, wyznaczając następujące terminy:
- potwierdzenie odbioru zgłoszenia osobie zgłaszającej następuje w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia:

  1. za pośrednictwem Portalu Zgłoszeń – jeśli Zgłoszenie zostało dokonane przez Portal Zgłoszeń;
  2. poprzez zwrotną wiadomość e-mail – jeśli Zgłoszenie zostało dokonane za pomocą kanału e-mailowego.

- rozsądne ramy czasowe na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczające trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, jeśli potwierdzenie nie zostało wysłane do Sygnalisty, trzech miesięcy od upływu siedmiodniowego okresu od dokonania Zgłoszenia.

INFORMACJE NA TEMAT TRYBU DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

Zgłaszanie naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą jest możliwe w szczególności z wykorzystaniem kanałów i procedury określonej niniejszą Polityką. Jeśli Sygnalista posiadający informacje na temat naruszenia (w szczególności takiego, które może być kwalifikowane jako naruszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego) rozważa – zamiast lub obok złożenia Zgłoszenia do Spółki – skierowanie zgłoszenia do odpowiedniego organu lub instytucji publicznej, to:

  1. organem centralnym wyznaczonym (domyślnie) do przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń tego rodzaju jest Rzecznik Praw Obywatelskich (www.rpo.gov.pl);
  2. organem publicznym właściwym dla zgłoszeń w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (https://uokik.gov.pl/);
  3. organami publicznymi właściwymi dla zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa Unii Europejskiej są – oprócz wyżej wymienionych – także Komisja Europejska (https://ec.europa.eu) oraz Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (https://ec.europa.eu/anti-fraud) (w zależności od charakteru danego naruszenia);
  4. organami publicznymi są także inne organy lub instytucje przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów (np. Państwowa Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Pracy);
  5. w razie podejrzenia popełnienia przestępstwa właściwym organem publicznym dla przyjęcia zgłoszenia jest jednostka prokuratury lub policji obejmująca swoim obszarem właściwości miejsce popełnienia czynu zabronionego.

OCHRONA I PRZECHOWYWANIE DANYCH

Spółka zapewnia przestrzeganie stosownych przepisów powszechnie obowiązującego prawa w celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych, zgodnego z prawem ich przetwarzania i przechowywania danych osobowych, w szczególności zgodnie z przepisami Ustawy oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016). Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Zasady określonej w zdaniu poprzedzającym nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, a Spółka do takiego ujawnienia jest zobligowana tymi przepisami prawa lub decyzjami i nakazami stosownych organów państwa. Spółka po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań prawnych zainicjowanych tymi działaniami.


Klazula RODO